Office Manager/in und Teamassistenz (all genders)

ÜBER UNS

Real Results, Together
EFESO Management Consultants ist mit rund 1.000 Mitarbeitenden an 35 Standorten weltweit die führende internationale Operations-Beratung und Transformationspartner für die produzierende Industrie. Gemeinsam mit unseren Kunden setzen wir Standards für Performance, Resilienz und Produktivität und ermöglichen eine signifikante Wertsteigerung in der gesamten Wertschöpfungskette. Um diese Ziele zu erreichen, denken wir Produkte End-to-End von der Idee bis zur Industrialisierung, erstellen und realisieren ganzheitliche Smart Factory Konzepte, adaptive Supply Chains sowie neue Betriebs- und Organisationsmodelle. Bei der Gestaltung und Etablierung operativer Prozesse stehen für uns Effizienz, Kostenoptimierung und Kundenorientierung im Vordergrund. In all diesen Bereichen erschließen wir die Potenziale der industriellen Digitalisierung. Die Arbeit von EFESO wird regelmäßig für ihre Ergebnisqualität, Effizienz und den Innovationsgrad ausgezeichnet und erreicht Spitzenplatzierungen in bedeutenden Branchen-Rankings. Seit 2013 prämiert EFESO die besten Praxislösungen der industriellen Digitalisierung mit dem INDUSTRIE 4.0 AWARD, der zu den renommiertesten internationalen Industriepreisen zählt.

DEINE ROLLE BEI EFESO

Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management an unserem Standort in Mannheim und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Dabei bist du zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen Belange und behältst jederzeit den Überblick über das Office-Geschehen.
Du koordinierst interne Abläufe, strukturierst Büroprozesse effizient und stellst die organisatorische Grundlage für eine produktive Arbeitsumgebung sicher.

Assistenz: Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft – insbesondere durch professionelles Terminmanagement, Reiseorganisation und allgemeine administrative Aufgaben.
Dabei handelst du vorausschauend, diskret und zuverlässig.

Organisation: Du kümmerst dich um die Planung, Organisation und Betreuung interner Meetings sowie um einen professionellen Empfang und die Betreuung unserer Gäste. Mit deinem freundlichen Auftreten repräsentierst du unser Unternehmen als erste Kontaktperson am Standort.

Office Management: Du verantwortest das gesamte Office Management am Standort, sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag und stellst sicher, dass alle organisatorischen und administrativen Prozesse effizient funktionieren.

Schnittstellenfunktion: Du agierst als zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen und bist die kommunikative Verbindung zwischen den verschiedenen Abteilungen. Du sorgst dafür, dass Informationen effizient weitergegeben werden und unterstützt aktiv beim internen Informationsaustausch.

Projektunterstützung: Du bringst dich flexibel in unterschiedliche Aufgabenstellungen und Projekte ein und unterstützt das Team durch deine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise. Mit deinem Engagement leistest du einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unseres Unternehmens.

Rahmenbedingungen der Position: Die Stelle ist auf 18 Monate befristet und wird in Teilzeit angeboten – mit einem wöchentlichen Stundenumfang von mindestens 20 bis maximal 32 Stunden. Ein fester Bestandteil der Tätigkeit ist die regelmäßige Präsenz vor Ort. mindestens drei Tage pro Woche werden vor Ort erwartet, um eine enge Zusammenarbeit mit dem Team sicherzustellen.

DEIN PROFIL

Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Kaufmännischen oder Betriebswirtschaftlichen Bereich oder einer vergleichbaren Fachrichtung.

Berufserfahrung: Du verfügst über mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich und/oder Office Management und bringst dabei fundierte Einblicke in organisatorische Abläufe sowie die Unterstützung von Führungskräften und Teams mit.

Fähigkeiten: Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und mit einem ausgeprägten Planungs- und Organisationstalent. Du beherrschst die gängigen MS-Office-Anwendungen sicher und bringst eine hohe Serviceorientierung sowie Sorgfalt und Flexibilität im Umgang mit wechselnden Anforderungen mit.

Soft Skills: Du überzeugst durch ein freundliches, professionelles und sicheres Auftreten – sowohl im Kontakt mit internen Teams als auch mit externen Gästen und Dienstleistern. Du kommunizierst klar, zuverlässig und lösungsorientiert und zeichnest dich durch Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit aus.

Sprachen: Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und nutzt deine Sprachkompetenz sicher in der täglichen Kommunikation.

Mobilität: Du arbeitest gerne standortübergreifend mit verschiedenen Teams zusammen und zeichnest dich durch ein hohes Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft aus.

WARUM EFESO?

Weiterentwicklung : Neben einer steilen Lernkurve mit abwechslungsreichen Aufgaben und Projekten stehen dir umfangreiche Trainingsprogramme zu Verfügung.

Teamzusammenhalt: Bei uns erwartet dich eine offene und kollegiale Teamkultur auf Augenhöhe – mit regelmäßigen Angeboten wie gemeinsamen Mittagessen, Firmenevents und Teamentwicklungsveranstaltungen.

Benefits: Du profitierst von attraktiven Mitarbeiterangeboten, z. B. betrieblicher Altersvorsorge (bAV), Coporate Benefits, sowie der Möglichkeit, remote zu arbeiten (innerhalb der Zeitzonen CET +1 bis IST). Außerdem erhältst du bei uns 30 Tage Urlaub, angepasst an dein individuelles Arbeitszeitmodell (bei Teilzeit entsprechend anteilig).

Mobilität : Alle anfallenden Reisetätigkeiten werden bei uns vollständig übernommen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!