Projektkoordinator/Projektassistenz im Gesundheitswesen (m/w/d)

IQVIA™ - The Human Data Science Company™ - ist ein führender, globaler Anbieter von zukunftsweisender Analytik, Technologielösungen und klinischer Auftragsforschung. IQVIA unterstützt Life Science Unternehmen, Verbände, Institutionen, Kostenträger und weitere Akteure im Gesundheitswesen darin, bessere Ergebnisse in der Gesundheitsversorgung zu erzielen. Werde Teil unserer Community von rund 86.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in über 100 Ländern, die sich dafür einsetzen, das Potenzial von Human Data Science Wirklichkeit werden zu lassen! Ganz gleich, in welche Rolle Du bei IQVIA einsteigst, es erwartet Dich ein offenes, innovationsfreudiges Umfeld, in dem Du Dich viel bewegen kannst. Finde heraus, wie Du Deine Talente und Deine Leidenschaften bei IQVIA einbringen kannst.

Im Bereich Commercial Engagement Services (CES) arbeiten wir eng mit unseren Life Sciences Kunden zusammen und unterstützen sie mit flexiblen Vertriebs- und Personallösungen für nachhaltigen Erfolg am Markt. Dies umfasst insbesondere die Rekrutierung, das Training und die Steuerung von Vertriebsteams in Dienstleistungsprojekten bzw. in Arbeitnehmerüberlassung. Dabei differenzieren wir uns über integrierte Projektansätze entlang des IQVIA Lösungsportfolios, die wir individuell auf die Kundenbedürfnisse anpassen und aus einer Hand anbieten.

Die Stelle ist ab sofort in unserem Office am Standort Mannheim zu besetzen.

Deine Aufgaben:

Allgemeine Assistenzaufgaben:

• Terminplanung und Ablaufkoordination
• Arbeits- und Entscheidungsvorbereitung
• Datenerfassung, -pflege und Pflege der Ablagesysteme
• Bearbeitung von projektspezifischen Kundenanfragen, Abwicklung kundenrelevanter Korrespondenz begleitend zu Angeboten, Verträgen oder projektspezifisch
• Ansprechpartner für interne Schnittstellen als auch externe Ansprechpartner
• Unterstützung bei Einführung neuer Prozesse und Verfahren im operativen Bereich

Prozessbegleitung / Datenerfassung / Datenpflege:

• umfassende Datenerfassung und -pflege von Vertragsgrundlagen und Projektdaten in betriebsspezifischen Systemen
• Unterstützung projektvorbereitender Maßnahmen
• Verwaltung von Aktivitäten und Abwesenheiten im Projekt unter Berücksichtigung individueller Projektlaufzeiten
• Verwaltung, Prüfung und Freigabe der Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Projektanforderung und weiterberechenbarer Kosten
• Gewährleistung der Einhaltung der IQVIA Standards und Compliance Vorgaben

Berichtswesen:

• Erstellung regelmäßiger Berichte für alle Managementebenen und der Finanzabteilung
• Abwicklung des Monatsabschlusses unter Berücksichtigung der projektspezifischen Rahmenbedingungen sowie wöchentliches Monitoring der Mitarbeiteraktivitäten
• Erstellung projektspezifischer Trackings, Abfragen und Reports, auch auf Wunsch des Kunden

Kommunikation

• Kompetente Betreuung von Projektmitarbeitern von der Einstellung, Einarbeitung bis hin zum Ausscheiden in allen projektrelevanten Belangen
• "First point of contact" in allen Fragen rund um das Projekt
• Informelle, fachliche Weisungsbefugnis gegenüber Projektmitarbeitern
• Organisation und Durchführung von Schulungen im Rahmen des Projekt-Onboardings, insbesondere für die Administration und Reisekostenabrechnung

Das bringst du mit:

• abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich, oder vergleichbare dienstleistungsorientierte Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung
• sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Teams)
• gutes technisches Verständnis sowie hohe Systemaffinität
• schnelle Auffassungsgabe und Organisationsgeschick in einem dynamischen Umfeld
• proaktive, serviceorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• starke kommunikative Kompetenzen
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir:

• ein attraktives Gehaltspaket, vielfältige Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge sowie 24/7 Unfallversicherung (auch für den privaten Bereich) und exklusive private Krankenzusatzversicherungen
• Übernahme von Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten
• eine moderne IT-Ausstattung für einen modernen digitalen Arbeitsplatz
• unser unbefristetes IQVIA Arbeitsverhältnis bietet Sicherheit und eine langfristige Perspektive
• vielfältige und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten auch innerhalb von IQVIA

Interesse? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!

Wir freuen uns auf deine vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) - bitte vorzugsweise online

IQVIA is a leading global provider of clinical research services, commercial insights and healthcare intelligence to the life sciences and healthcare industries. We create intelligent connections to accelerate the development and commercialization of innovative medical treatments to help improve patient outcomes and population health worldwide. Learn more at