Front Office & Team Assistant (m/w/d)

Die HRZN GmbH ist Teil des weltweiten Havas-Agenturnetzwerks mit Niederlassungen in 120 Ländern. Wir betreuen nationale und internationale Kunden in allen Belangen der Kommunikationsberatung – von der Entwicklung und Realisation von Kommunikationskonzepten in der klassischen und nicht klassischen Werbung bis hin zu Public Relations.

Für unser Büro in Mannheim suchen wir eine engagierte und zuverlässige Verstärkung in Vollzeit. Du bist die freundliche Stimme am Telefon und der erste Eindruck, den unsere Gäste von uns bekommen, der Kopf hinter der Bürokulisse und die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Ohne dich läuft hier wenig – und mit dir umso mehr.

Deine Aufgaben:

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• Empfang & Front Office Du begrüßt Besucher:innen, Kunden und Gäste, nimmst Anrufe an und leitest sie weiter, verwaltest unsere Konferenzräume und sorgst für einen einladenden Empfangsbereich. Post- und Kuriermanagement gehören ebenso dazu wie die Vorbereitung und Bewirtung von Meetings.
• Office Management Du organisierst den täglichen Büroablauf, bestellst und verwaltest Materialien und bist Ansprechpartner:in für Dienstleister und die Hausverwaltung.
• Teamassistenz Du unterstützt die Teams im Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Vorbereitung von Meetings und Workshops, einfache Präsentationen sowie Reisebuchungen.
• Eventmanagement Bei internen und externen Veranstaltungen packst du mit an – von der Logistikplanung bis zur Betreuung vor Ort.

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Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein freundliches, professionelles Auftreten und Organisationstalent
• Hands-on-Mentalität, Diskretion und eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise
• Du trägst mit deiner Arbeitsweise maßgeblich zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einer effizienten Büroorganisation bei

Das bieten wir dir:

• Eine zentrale Rolle bei HRZN mit kurzen Wegen und flachen Hierarchien
• Ein Team, das zusammenhält – mit einer Kultur, die wir wirklich leben: Be silly. Be brave. Be kind.
• Modernes Büro in Mannheim mit guter Anbindung
• Abwechslungsreicher Arbeitsalltag, in dem kein Tag wie der andere ist
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung

Klingt gut?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung !

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